ساخت بیشتر سیستم های کنونی
حتی اگر طرح های بلند مدت بخواهند با سیستم ها و پایگاه های داده ای کنونی جابجا شوند، احتمال دارد که آنها بخواهند در دراز مدت به عنوان عاملی استفاده شوند که حاوی اطلاعات مورد نیاز و کاربردپذیری پردازش هستند. لذا، بررسی چگونگی بدست آوردن حداکثر نسبت از اطلاعات در سیستم های کنونی و آنهایی که تحت توسعه هستند، مهم است. این کار باید با اداره اطلاعات موجود در سیستم های موجود صورت گیرد که متناوبا در چندین فایل شرکتی و پایگاه داده ای با تکرار قابل ملاحظه ، منسوخ شدگی، ناپایداری، ارتباطات ناکافی و استفاده ضعیف ذخیره می شوند. کارمندان برای استفاده از این اطلاعات خیلی آموزش ندیده اند. این عوامل میتوانند به عیب رقابتی منتهی شده و در صورتی تایید می شوند که مورد تجاری آنرا ضمانت نماید. اگر پیشرفت به سمت مدیریت موثر اجرای اطلاعات باشد، تدارک دسترسی موثر به اطلاعات در این پایگاه های داده ای، لازم است. اگر چندین نسخه از پایگاه داده ای اصلی از قبیل مشتری، محصول و سفارش وجود داشته باشد، آنوقت منطقی سازی نسخه های مختلف راحت تر نبوده و ادغام آنها با هرپایگاه داده ای تعریف شده، سخت تر است که مبتنی بر طراحی اطلاعات شرکت باشد. تا دسترس بودن نسخه های بیمانند پایگاه داده ای فردی، یا نسخه های حفظ شده، به لحاظ جهانی، اداره اطلاعات بر اداره تفاوتها بین نسخه های پایگاه داده ای و تعاریف داده های منطبق با هم اشاره دارد.
نوعا،، در سیستم ها، سرمایه گذاری بسیار است و در سازمانهایی با اندازه های مختلف، این هزینه ها تا 70یا 80% مخارج سالانه برای سیستم ها و فن آوری ذخیره می شوند.به ندرت سرمایه گذاری نوشته می شود و حتی اگر تایید شود، جابجایی ها به سرعت اجرا نمی شوند. هیچ نوع حمایت و همکاری ارائه نمی شود. لذا در برنامه ریزی و حرکت به سمت سیستم جدید، بدست آوردن حداکثر ارزش از سیستم های کنونی، مهم است. در ضمن، تقسیم بندی اطلاعات اصلی تجاری با نسبت های کیفیت ذاتی ، مجموعه مناسبی از پایگاه داده ای است که باید موضوع اطلاعات بوه و باید درمقابل نیاز تجاری تایید شوند. این روند طولانی مدتی از پیشرفت به سمت هدف انحصاری است.
ارزیابی نسبت اطلاعات در سیستم های موجود بسته به نیازهای اطلاعات تجاری، اساسی است. گاها، سیستم ها ، اطلاعات و مدل های روند را پیوند داده و بعضی ها در سیستم های دیکشنری ذخیره میشوند. این یک مورد نیست و در ساختار و محتوای سیستم های فردی، در صورتی شاسایی می شود که ارزش آنها ارزیابی شود. روند ارزیابی، چندین هدف را بکار می گیرد.